日本の企業・団体よ、そろそろ労働時間管理を自筆でやらせるのを辞めませんか?

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最近、過労働で自殺というショッキングなニュースを見ることが多いです。
今回、ニュースにあったのは宮崎の国立病院機構で自殺があったようです。

こういう過労働のニュースで見るのは「手書きの勤怠表」であった。

全部が全部「手書きの勤怠表」が悪いと思いませんが、手書きの勤怠表は労働者が書き込み冗長に印鑑をもらうという形をとっています。

それが、実際に残業代を1分1秒きっちりと書く人もいれば、大雑把に書く人いるでしょう。または定時時間以外を記載させることを許さない会社だってあるでしょう。

実際に私が人事関係のサポートに入った会社はいくつか、そのような企業さんがありました。労務管理をシステム化するようにアドバイスをしましたが、だいたいそういうときに立ち捗るのが社会保険労務でした。

なぜ、労働時間の管理をシステム化しないのか

デメリットも多少はありますが、現状メリットが多すぎる。文句を言う社労士さんは何かやましいことがあるではないか?と疑うレベル。

立場によるメリット

経営者サイドのメリット

  • データ管理することで勤怠が明確に可視化される
  • 残業代などの時間計算の手間が省ける
  • クラウドサービスを利用することで複数の支社の管理を一元化できる
  • 労働生産性の計算、今後の計画を練るための時間の短縮
  • 不正防止
  • 法律改正への適応が早い など

労働者側のメリット

  • 勤怠を記録する時間の短縮
  • システム化により自分の労働時間の管理ができる
  • 休暇申請もできる仕組み など

どうしてもメリットに関しては、企業ごとに異なるので、何とも言えないのが現状です。もちろんメリットもあればデメリットもあります。

デメリット

双方の信頼を損なわないか。

管理するのがデータであるがゆえに手書きに比べて不正がしやすい。実際に私の元部下が所属していた会社は残業し、システム打刻をして、前に座っていた上司が、打刻時間を定時に修正するということも起きました。その時点で経営サイド・従業員側の双方の信頼は崩れています

データであるがゆえに、難しい課題。データが信頼や信ぴょう性を得てしまった世界であるが故の課題でもあります。

反対する社労士さんとのバトル

以前、サポートをさせていただいていた会社さんの社労士さんとクラウド勤怠管理システムを導入する際にバトルになった経緯があります。

なぜ、反対なのか理由が明白ではなかった。

A株式会社としましょう。

A株式会社はシステム導入以前、手書きの勤怠表を管理者が集め、そのまま社労士さんの事務所に送付し給与計算をしていた。

社労士さんに給与計算も委託していたわけです。もちろん、委託費用が発生しています。

ただ、会社としては、勤怠表の紛失を防止したい。有給などを適正に処理していきたい、またデータの解析に使いたいなど、目的があっての導入を検討していていました。

社労士さん側に導入をすることを伝えると、鬼の形相で「反対

そのまま継続して、給与計算はしてもらうし、依頼料は変わらないただ、こっちで全データとして把握したいんだけど。とだけ伝えると何も言わなくなりました。

結局は、自分たちの金であったのでした。

労働時間に目を背けている

現在の日本の企業は、労務管理、特に時間の管理に関してはとても曖昧。大企業であればCSRの発表やコンプライアンスや労働組合などとの兼ね合いがあるでしょうから、勤怠管理に関してはトラブルが少ないように思えます(本当に一部の優良企業だけだと思いますが…

中小零細企業、また病院のような団体から個人商店のような形態を維持している組織であると、労働時間などから目を背けたくなる。また労働者とトラブルになるかもしれない問題を後回しまたは知らないふりをする現状があります。

できれば自分、自分の家族以外に支払う賃金は最低限でという考えがあるトップであれば尚更、目を背けます。

経営者さん、できれば労働時間に目を背けずに従業員と有効な関係を築くことが必要です。

まとめ

お互い不正のないように、労働時間を厳粛に監視しましょうという風になればいいですね。こういう残業1分1秒で、お金になってしまうかもしれないシステムの場合は、トラブルになる可能性もあります。

そういう時は、残業はすべて承認制。18時定時の場合16時までに上長承認を取る必要があるくらいやってもいいと思う。

承認制を導入している会社さんがあります。生産性も高く明るいうちに社員を帰らせることで、メリハリがついているなかなか軍隊、生産性が高いため基本給も高めに設定しており、残業代という余剰費用を払わない分、給与に還元できる仕組みにしています。本当に経営者の鏡のような…笑

自社の職場環境を見直し、最適化するのには十分な労務管理ツールとしてシステム化を検討するのも一つだと思います。とりあえず、手書きはやめてせめてタイムカードへ。

労務管理は自社でやるべき、他者に任せるほど愚行なことはありません。

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